Information nach Art. 13 DSGVO
zur Verarbeitung Ihrer Beschäftigtendaten bei PS Team GmbH

Liebe Kollegen,

Die seit dem 25.05.2018 geltende EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) stärkt die Rechte der Betroffenen und soll insbesondere auch für Transparenz bei der Datenverarbeitung sorgen. Mit diesem Schreiben informieren wir Sie über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch die PS Team GmbH und die Ihnen nach dem Datenschutzrecht zustehenden Rechte.

I. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und wer ist Datenschutzbeauftragter?

Je nachdem bei welchem Unternehmen Sie angestellt sind, ist eine der folgenden Gesellschaften datenschutzrechtlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich:

PS Team GmbH, PS Team ESG GmbH, PS Team Valuations GmbH
Am Klingenweg 6
65396 Walluf
Tel. 06123-9999500
info@ps-team.de

Unsere Datenschutzbeauftragte der AGOR AG erreichen Sie unter:

Sascha Hesse, shesse@agor-ag.com

sowie unter info@agor-ag.com oder unter Tel.: +49 (0) 69 – 9494 32 410. Die Kontaktdaten sind darüber hinaus im Internet unter www.agor-ag.com verfügbar.

II. Welche Datenkategorien nutzen wir als Arbeitgeber und woher stammen diese?

Zu den verarbeiteten Kategorien personenbezogener Daten gehören insbesondere

• Ihre Stammdaten (z.B. Vorname, Nachname, Namenszusätze, Staatsangehörigkeit, Geburtsdatum und Personalnummer),
• Kontaktdaten (z.B. private Anschrift, (Mobil-)Telefonnummer, E-Mail-Adresse),
• die bei der Nutzung der IT-Systeme anfallenden Protokolldaten,
• Steuerrelevante Daten (z.B. Sozialdaten, Sozialversicherungsnummer, Rentenversicherungsnummer, Steueridentifikationsnummer, Anzahl Kinder, Familienstand, Kirchenzugehörigkeit, Krankenkasse und eventuelle Angaben zu Schwerbehinderungen)
• sowie weitere Daten aus dem Beschäftigungsverhältnis (z. B. Zeiterfassungsdaten, Urlaubszeiten, Arbeitsunfähigkeitszeiten, Skill-Daten, ggf. Vorstrafen, Bankverbindung und Gehaltsdaten).
• Im Rahmen des Mutterschutz- und der Pflegeunterstützungs und -entlastungsgesetz können Nachweise, z.B. in Form von ärztlichen Bescheinigungen und Geburtsurkunden der Kinder notwendig sein.
• Hierunter können auch besondere Kategorien personenbezogener Daten wie z.B. Gesundheitsdaten oder Gewerkschaftszugehörigkeit fallen.
• Sonstiges: (B. Familienstand, Familienmittglieder, Arbeitserlaubnis, Aufenthaltstitel, Führungszeugnis, Drogentestes, etc.)

Ihre personenbezogenen Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Einstellungsprozesses oder während des Beschäftigungsverhältnisses erhoben. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre personenbezogenen Daten auch bei anderen Stellen erhoben. Dazu gehören insbesondere anlassbezogene Abfragen von steuerrelevanten Informationen beim zuständigen Finanzamt sowie Informationen über Arbeitsunfähigkeitszeiten bei der jeweiligen Krankenkasse. Daneben können wir Daten von Dritten (z. B. Stellenvermittlung) erhalten haben.

Zudem verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z. B. beruflichen Netzwerken) zulässigerweise gewonnen haben.

III. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage werden Daten verarbeitet?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Bestimmungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) sowie aller weiteren maßgeblichen Gesetze (z. B. BetrVG, ArbZG, etc.).

In erster Linie dient die Datenverarbeitung der Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses. Die vorrangige Rechtsgrundlage hierfür ist Art 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, Art. 88 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 1 BDSG. Daneben können Kollektivvereinbarungen (Konzern-, Gesamt- und Betriebsvereinbarungen sowie tarifvertragliche Regelungen) gem. Art. 88 Abs. 1 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 4 BDSG sowie ggf. Ihre gesonderten Einwilligungen gem. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a, 7 DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG (z. B. bei Fotoveröffentlichungen) als datenschutzrechtliche Erlaubnisvorschrift herangezogen werden.

Ihre Daten verarbeiten wir auch, um unsere rechtlichen Pflichten als Arbeitgeber insbesondere im Bereich des Steuer- und Sozialversicherungsrechts erfüllen zu können. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten zudem auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO, um berechtigte Interessen von uns oder von Dritten (z. B. Behörden) zu wahren. Dies gilt insbesondere bei der Aufklärung von Straftaten (Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 S. 2 BDSG) oder im Konzern zu Zwecken der Konzernsteuerung, der internen Kommunikation und sonstiger interner Verwaltungszwecke, sowie zu statistischen Zwecken.

Die gruppenweite Verarbeitung von personenbezogenen Daten der Arbeitnehmer*innen ist zudem aus Kostenspargründen, zur Vereinfachung und Beschleunigung interner Prozesse, zur Vermeidung von Fehlern und im Sinne der Datensparsamkeit und Datenminimierung notwendig.

Soweit besondere Kategorien personenbezogener Daten gem. Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden, dient dies im Rahmen des Beschäftigungsverhältnisses der Ausübung von Rechten oder der Erfüllung von rechtlichen Pflichten aus dem Arbeitsrecht, dem Recht der sozialen Sicherheit und dem Sozialschutz (z. B. Angabe von Gesundheitsdaten gegenüber der Krankenkasse, Erfassung der Schwerbehinderung wegen Zusatzurlaub und Ermittlung der Schwerbehindertenabgabe). Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG. Zudem kann die Verarbeitung von Gesundheitsdaten für die Beurteilung Ihrer Arbeitsfähigkeit gem. Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGO i. V. m. § 22 Abs. 1 lit. b BDSG erforderlich sein.

Daneben kann die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten auf einer Einwilligung nach Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 2 BDSG beruhen (z. B. betriebliches Gesundheitsmanagement).

Sollten wir Ihre personenbezogenen Daten für einen oben nicht genannten Zweck verarbeiten wollen, werden wir Sie zuvor darüber informieren.

IV. Wer erhält Ihre Daten?

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur die Personen und Stellen (z. B. Fachbereich, Betriebsrat, Schwerbehindertenvertretung) Ihre personenbezogenen Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten benötigen.

Innerhalb unserer Unternehmensgruppe werden Ihre Daten an bestimmte Unternehmen übermittelt, wenn diese Datenverarbeitungsaufgaben für die in der Gruppe verbundenen Unternehmen zentral wahrnehmen (z. B. Gehaltsabrechnung, Entsorgung von Akten).

Daneben bedienen wir uns zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten zum Teil unterschiedlicher Dienstleister. Eine Auflistung der von uns eingesetzten Auftragnehmer und Dienstleister, zu denen nicht nur vorübergehende Geschäftsbeziehungen bestehen, können Sie der Übersicht entnehmen.

 

Dienstleister	Inhalt der Dienstleistung
SUMMIT IT CONSULT GmbH, Rue de Wattrelos 23, 52249 Eschweiler – Ab 01.08.2025	Payroll / Gehaltsabrechnung / Zeiterfassung
KLG, Nibelungenstraße 49, 68642 Bürstadt – Bis 30.09.2025	Payroll / Gehaltsabrechnung
AddWare Solutions, Hansaring 8, 63843 Niedernberg – Bis 30.09.2025	Zeiterfassung
Microsoft South County Business Park, One Microsoft Place, Carmanhall And Leopardstown, Dublin, D18 P521, Irland	Office 365-Paket
Bosch Sicherheitssysteme GmbH Postfach 19 02 90 60089 Frankfurt/M	Zugangskontrolltechnik
PLUXEE Lyoner Str. 9, 60528 Frankfurt am Main	Mitarbeiterbenefits – Guthabenkarten
Digital Mobility Leasing GmbH Königstor 6, 34119 Kassel	Bike-Leasing auf Gehaltsumwandlung
archimedes Leasing GmbH Viktoriaallee 11, D-56130 Bad Ems	IT- Leasing auf Gehaltsumwandlung
AVEMO Fleet Dieselstraße 61, 63165 Mühlheim am Main	PKW Leasing Dienstwagen

 

Darüber hinaus können wir Ihre personenbezogenen Daten an weitere Empfänger außerhalb des Unternehmens übermitteln, soweit dies zur Erfüllung der vertraglichen und gesetzlichen Pflichten als Arbeitgeber erforderlich ist. Dies können z. B. sein:

• Behörden (z. B. Rentenversicherungsträger, berufsständische Versorgungseinrichtungen, Sozialversicherungsträger, Finanzbehörden, Ausländerbehörde, Bundesagentur für Arbeit, Gerichte)
• Bank des Mitarbeiters (SEPA-Zahlungsträger)
• Annahmestellen der Krankenkassen
• Stellen, um Ansprüche aus der betrieblichen Altersversorgung gewährleisten zu können
• Stellen, um die vermögenwirksamen Leistungen ausbezahlen zu können
• Im Falle einer Einstellung als Mitarbeiter im Versicherungsvertrieb prüfen wir, ob ein Eintrag bei der Auskunftsstelle über Versicherungs-/Bausparkassenaussendienst und Versicherungsmakler in Deutschland e.V. (AVAD) vorliegt.
• Drittschuldner im Falle von Lohn- und Gehaltspfändungen
• Insolvenzverwalter im Falle einer Privatinsolvenz
• Rechtsanwälte
• Betriebsarzt/Betriebsärztin
• Dienstleister für das Terrorlistenscreening
• Ehemalige Arbeitgeber bei Vorliegen einer entsprechenden Einwilligung

V. Welche Rechte können Sie als Betroffener geltend machen?

Der Betroffene hat das Recht auf Auskunft seitens des Verantwortlichen über die ihn betreffenden personenbezogenen Daten sowie auf Berichtigung, Löschung, auf Einschränkung der Verarbeitung, ein Widerspruchsrecht gegen die Verarbeitung sowie ein Recht auf Datenübertragbarkeit.

Hat der Betroffene eine Einwilligung zur weitergehenden Datennutzung erteilt, hat er das Recht, seine Einwilligung jederzeit ohne Angabe von Gründen zu widerrufen.

Die vorgenannten Rechte können geltend gemacht werden unter: PS Team GmbH, Qualitätsmanagement, Am Klingenweg 6, 65396 Walluf, qualitätsmangement@sps-team.de.

Ungeachtet der vorgenannten Rechte hat der Betroffene auch die Möglichkeit, sich an die jeweils zuständige Aufsichtsbehörde zu wenden, wenn er der Auffassung ist, dass die Verarbeitung der ihn betreffenden Daten gegen die DSGVO verstößt.

VI. Wie lange werden Ihre Daten gespeichert?

Unternehmen und Arbeitgeber in Deutschland unterliegen zahlreichen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten, insbesondere aus der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB). Unabhängig davon gilt im Arbeitsverhältnis eine allgemeine Speicherfrist von drei Jahren nach § 195 BGB. Ein Arbeitgeber muss Personalakten so lange aufbewahren, wie ein ausgeschiedener Mitarbeiter arbeitsrechtliche Ansprüche geltend machen könnte. Maßgeblich ist hier die in § 195 BGB festgelegte regelmäßige Verjährungsfrist von drei Jahren. Diese beginnt mit Ablauf des 31. Dezember des Jahres, in welchem der Arbeitsvertrag endet.

Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten, sobald sie für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses werden die personenbezogenen Daten gespeichert, solange die verantwortliche Stelle dazu gesetzlich verpflichtet ist. Die Speicherfristen betragen danach bis zu zehn Jahre. Außerdem kann es vorkommen, dass personenbezogene Daten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen den Arbeitgeber geltend gemacht werden können (gesetzliche Verjährungsfrist von drei oder bis zu dreißig Jahren).

VII. Werden Ihre Daten in ein Drittland übermittelt?

Weiterhin werden vereinzelte personenbezogene Daten durch Microsoft in den USA verarbeitet.  Im Rahmen des sogenannten „Data Privacy Framework” (DPF) hat die EU-Kommission das Datenschutzniveau ebenfalls für bestimmte Unternehmen aus den USA im Rahmen der Angemessenheitsbeschlusses vom 10.07.2023 als sicher anerkannt. Die Liste der zertifizierten Unternehmen als auch weitere Informationen zu dem DPF können Sie der Webseite des Handelsministeriums der USA unter https://www.dataprivacyframework.gov/s/participant-search (in Englisch) entnehmen.

VIII. Sind Sie verpflichtet, Ihre Daten bereitzustellen?

Im Rahmen Ihrer Beschäftigung müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir nicht in der Lage sein, den Arbeitsvertrag mit Ihnen durchzuführen.

IX. Inwieweit finden automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt?

Es findet keine automatisierte Einzelfallentscheidungen oder Maßnahmen zum Profiling statt.